Política de privacidad

Esta Política de privacidad describe cómo Middlesex Notary Co LLC d/b/a CIVIL CONSTABLE (“CIVIL CONSTABLE”, “nosotros”, “nos”) recopila, utiliza, divulga, conserva y protege la información personal a través de civilconstable.com, el portal del cliente en portal.civilconstable.com, los formularios de solicitud de servicio, el Centro de documentos, las facturas y los pagos en línea, y el asistente del sitio web (en conjunto, los “Servicios”). Describe cómo funcionan realmente los Servicios.

1. Resumen de nuestros compromisos

• Recopilamos la información razonablemente necesaria para revisar, cotizar, prestar, documentar y facturar los servicios que usted solicita.
• No vendemos información personal ni la compartimos con fines publicitarios.
• No utilizamos los documentos de los clientes ni la información de los casos con fines publicitarios, para entrenar modelos de inteligencia artificial ni para ningún fin ajeno a su solicitud y a nuestros registros legales y comerciales.
• Un número limitado de proveedores de tecnología procesa información en nuestro nombre para operar los Servicios. La sección 5 identifica a cada proveedor y la información que recibe.
• Los documentos subidos se cifran en reposo y solo pueden acceder a ellos el personal autorizado de CIVIL CONSTABLE y las personas que usted haya autorizado a través de su cuenta del portal.
• Para proteger las cuentas, registramos la actividad de inicio de sesión, incluidas las direcciones IP y una ubicación aproximada estimada a partir de ellas. Usted puede revisar su propia actividad en el Portal del cliente. Nunca recopilamos la ubicación precisa de su dispositivo, a menos que usted decida compartirla.

2. Quiénes somos

Los Servicios son operados por Middlesex Notary Co LLC d/b/a CIVIL CONSTABLE, una empresa de Massachusetts que presta servicios de proceso civil y de constable (alguacil). Preguntas y solicitudes sobre privacidad: info@civilconstable.com · 781-579-7462 · 335 Washington St #1127, Woburn, MA 01801 (dirección postal; no es una oficina abierta al público).

3. Información que recopilamos

3.1 Información que usted proporciona

• Información de contacto y de la cuenta: nombre, dirección de correo electrónico, número de teléfono, función (por ejemplo, abogado, asistente legal (paralegal), arrendador o administrador de propiedades), organización, método de contacto preferido y, si usted decide proporcionarlo, un número de la Board of Bar Overseers de Massachusetts (Junta de Supervisión de Abogados). Las contraseñas se almacenan únicamente como hashes criptográficos unidireccionales.
• Información de la solicitud: tribunal, número de expediente y partes; los documentos que deben entregarse; nombres de los destinatarios, direcciones de entrega y descripciones identificativas; fechas límite; instrucciones de entrega; contactos autorizados; referencias del asunto; información de contacto para facturación; y notas. La información de los destinatarios puede incluir descripciones e información de seguridad que usted decida proporcionar para ayudar a identificar a la persona o la dirección correctas.
• Documentos: documentos legales, órdenes judiciales, avisos, anexos (exhibits) e imágenes que usted suba. Por lo general, estos contienen información personal de otras personas, como demandados, inquilinos, testigos y custodios de registros.
• Dirección de contacto: si usted agrega una a su perfil del portal, su calle y número, apartamento o suite, ciudad, estado, código postal (ZIP) y país. Esta se conserva por separado de las direcciones de facturación y de las direcciones donde deben entregarse los documentos.
• Ubicación del dispositivo (opcional): si usted elige “Compartir ubicación actual” en la página Seguridad de la cuenta y lo permite en su navegador, las coordenadas y la estimación de precisión que informa su dispositivo. No las convertimos en una dirección física.
• Información del espacio de trabajo: para las cuentas de bufetes de abogados y de empresas, el nombre, la dirección y los datos de contacto del espacio de trabajo, así como los nombres, las direcciones de correo electrónico y las funciones de las personas que usted invite.
• Propiedades: direcciones de propiedades y notas guardadas por las cuentas de administración de propiedades.
• Comunicaciones: mensajes enviados a través del portal o del formulario de contacto, y nuestras respuestas.
• Acuerdos y firmas: las políticas y los acuerdos que usted acepta y, si firma electrónicamente una autorización de servicio, su nombre escrito, su cargo, su dirección de correo electrónico, la fecha y la hora, su dirección IP, información del navegador y una huella criptográfica del documento firmado.
• Información de pago: facturas, montos y estado del pago. De nuestro procesador de pagos recibimos la marca de la tarjeta y los últimos cuatro dígitos (o el nombre del banco y los últimos cuatro dígitos). No recibimos ni almacenamos números completos de tarjetas, códigos de seguridad de tarjetas ni credenciales de banca en línea.

3.2 Información recopilada automáticamente

• Registros de seguridad y de evidencia: dirección IP, agente de usuario (user-agent) del navegador, y fecha y hora cuando usted envía una solicitud, acepta un acuerdo o firma un documento.
• Registros de inicio de sesión y de seguridad de la cuenta: por cada intento de iniciar sesión en una cuenta existente, registramos la fecha y la hora, si tuvo éxito, el método de inicio de sesión, la dirección IP, una ciudad, región y país aproximados estimados a partir de la dirección IP, y el navegador, el sistema operativo y el tipo de dispositivo. También registramos cada sesión iniciada y su actividad más reciente, así como las alertas sobre inicios de sesión inusuales. No se registran los intentos que utilizan una dirección de correo electrónico que no tiene una cuenta asociada.
• Ubicación aproximada: se estima en nuestro propio servidor a partir de la dirección IP mediante una base de datos obtenida bajo licencia de DB-IP. Identifica la red del proveedor de internet, normalmente, en el mejor de los casos, a nivel de ciudad, y puede ser inexacta, por ejemplo, cuando se utiliza una VPN o una red móvil. Nunca es una dirección física.
• Cookies esenciales: una cookie de sesión que protege los formularios, el portal y el área de administración, y una cookie de seguridad que reconoce su navegador cuando usted inicia sesión. Consulte la Política de cookies.
• Analítica: actualmente no se utilizan herramientas de analítica. Si en el futuro se habilitan, solo se cargarán después de que usted dé su consentimiento a través del banner de cookies, y nunca en los formularios de solicitud, el Centro de documentos, las páginas de pago, las páginas de inicio de sesión ni el portal.

3.3 Información de terceros

• Si usted inicia sesión con Google, Google proporciona su nombre, su dirección de correo electrónico, un identificador de la cuenta de Google y la confirmación de que su dirección de correo electrónico está verificada. No recibimos su contraseña de Google, sus contactos ni su fotografía de perfil.
• Nuestro procesador de pagos nos informa si un pago se realizó correctamente, falló, fue reembolsado o fue objeto de una disputa (contracargo).
• Un abogado, un bufete de abogados o una empresa puede enviar una solicitud que contenga su información, por ejemplo, como destinatario o como parte. Utilizamos esa información únicamente para prestar el servicio solicitado y conservar los registros exigidos.

4. Cómo usamos la información

Utilizamos la información personal para:

1. revisar si podemos aceptar una solicitud, lo que incluye la revisión de los documentos, la ubicación, la fecha límite y la facultad legal;
2. preparar cotizaciones y autorizaciones de servicio, prestar los servicios aceptados y preparar constancias de entrega (returns of service), declaraciones juradas (affidavits) y registros de finalización;
3. comunicarnos con usted sobre solicitudes, cuentas y facturas;
4. emitir facturas, cobrar pagos, emitir reembolsos y responder a disputas de pago;
5. proteger los Servicios, prevenir el fraude y el uso indebido, y mantener un registro de auditoría del acceso a los registros de los clientes;
6. proteger su cuenta: mostrarle su historial de inicios de sesión, reconocer dispositivos nuevos, alertarle a usted y a nuestros administradores sobre inicios de sesión inusuales, y permitirle a usted o a un administrador cerrar otras sesiones;
7. mantener registros comerciales y cumplir con las obligaciones legales, incluidas las citaciones judiciales (subpoenas) y las órdenes judiciales válidas conforme a derecho; y
8. si usted lo autoriza expresamente (opt in), enviarle por correo electrónico un enlace para terminar una solicitud que haya comenzado.

No utilizamos la información personal con fines publicitarios ni tomamos decisiones sobre usted basadas únicamente en un tratamiento automatizado.

5. Cómo divulgamos la información

No vendemos ni alquilamos información personal, ni la compartimos para publicidad conductual entre contextos (cross-context behavioral advertising). Divulgamos información personal únicamente según se describe a continuación.

5.1 Personas que intervienen en el servicio

• Los documentos se entregan a los destinatarios indicados en una solicitud, y las constancias de entrega o las declaraciones juradas se le proporcionan a usted y pueden presentarse ante un tribunal o proporcionarse a este, según lo requiera el servicio.
• Dentro del espacio de trabajo de un bufete o de una empresa, los propietarios y administradores, así como los miembros con acceso a todas las solicitudes del espacio de trabajo, pueden ver las solicitudes y facturas de ese espacio de trabajo. Los miembros con acceso a “solicitudes propias” solo ven las suyas. Las personas ajenas a su espacio de trabajo no pueden acceder a sus registros.
• Si una solicitud debe coordinarse con otra persona autorizada para entregar documentos judiciales (serve process), o remitirse a ella, solo la compartimos con su consentimiento.

5.2 Proveedores de servicios

Proveedor	Función	Información procesada
Hostinger	Alojamiento del sitio web, la base de datos y los archivos almacenados	Información almacenada por los Servicios. Los documentos subidos se cifran antes de almacenarse.
Resend	Entrega de los correos electrónicos enviados por los Servicios	Dirección de correo electrónico del destinatario y contenido del correo electrónico
Stripe	Procesamiento de pagos en línea con tarjeta y por cuenta bancaria en la página de pago alojada por Stripe	Nombre, correo electrónico, teléfono y dirección de facturación; número de factura, monto y referencia de la solicitud; datos de pago que usted ingresa directamente en Stripe
Google	“Iniciar sesión con Google” (“Sign in with Google”), si usted lo elige	La solicitud de inicio de sesión; Google devuelve su nombre, su dirección de correo electrónico y el identificador de su cuenta
Anthropic	Procesamiento de inteligencia artificial para el asistente del sitio web (cuando está habilitado) y para una herramienta interna de facturación que utiliza nuestro personal	Asistente del sitio web: solo las preguntas que usted escribe y la conversación reciente, sin datos de la cuenta, de solicitudes ni de documentos. Herramienta interna de facturación: la información de facturación necesaria para preparar una factura, como el nombre del cliente, el correo electrónico de facturación y los montos. Nunca se envían documentos.

Las ubicaciones aproximadas se calculan en nuestro propio servidor. Las direcciones IP no se envían a DB-IP ni a ningún otro servicio de ubicación, y los mapas de nuestra área de administración se generan a partir de datos cartográficos almacenados en nuestro propio servidor.

Nuestra cuenta de correo electrónico (info@civilconstable.com) está alojada por un proveedor de servicios de correo electrónico que procesa los mensajes que usted nos envía y nuestras respuestas. Los proveedores de servicios solo pueden utilizar la información personal para prestarnos sus servicios. Stripe y Google también procesan la información que usted les proporciona directamente, conforme a sus propias políticas de privacidad.

5.3 Divulgaciones legales y de seguridad

Podemos divulgar información cuando lo exija la ley, una citación judicial (subpoena) o una orden judicial; cuando sea razonablemente necesario para proteger los derechos, la seguridad o los bienes de cualquier persona o de CIVIL CONSTABLE; o en relación con una fusión, venta o transferencia de nuestro negocio, en cuyo caso esta Política seguirá aplicándose a la información transferida. Salvo que la ley lo prohíba, notificaremos a un cliente antes de divulgar los registros de ese cliente en respuesta a un requerimiento legal (legal process).

6. Cómo protegemos la información

• Todas las páginas se sirven mediante HTTPS con encabezados de seguridad que restringen el enmarcado (framing), los scripts y los orígenes del contenido.
• Los documentos subidos se cifran en reposo, se almacenan fuera del sitio web público y solo pueden descargarlos el personal autorizado o usted a través del portal, mediante enlaces que vencen a los quince minutos.
• Las cuentas del personal son individuales, están protegidas con contraseñas seguras y verificación en dos pasos, y están limitadas según la función. Se registran la visualización y la descarga de los archivos de las solicitudes.
• Los registros de inicio de sesión de todas las cuentas solo están disponibles para los administradores de CIVIL CONSTABLE. El resto del personal solo ve su propia actividad de inicio de sesión. Cada vez que un administrador abre o exporta los registros de inicio de sesión de una cuenta, queda constancia en el registro.
• Los enlaces de inicio de sesión, los enlaces de restablecimiento y los códigos de verificación vencen rápidamente, pueden usarse una sola vez y, una vez entregados, se eliminan de las copias de los correos electrónicos que almacenamos.
• Las imágenes que usted sube se vuelven a codificar para eliminar los datos de ubicación incrustados.
• Nuestras medidas de protección están diseñadas para cumplir con las normas de Massachusetts para la protección de la información personal establecidas en 201 CMR 17.00.

Ningún método de transmisión o almacenamiento es completamente seguro. Si se produce una violación de la seguridad (breach of security) que involucre su información personal, enviaremos la notificación que exige G.L. c. 93H, § 3, incluso a los residentes de Massachusetts afectados, al Fiscal General (Attorney General) y a la Office of Consumer Affairs and Business Regulation (Oficina de Asuntos del Consumidor y Regulación Comercial).

7. Conservación

Información	Conservación
Borradores de solicitudes sin terminar	14 días para los formularios públicos; 30 días después del último cambio para los borradores del portal
Enlaces de inicio de sesión, enlaces de restablecimiento y códigos de verificación	Vencen en un plazo de 10 a 60 minutos; los registros se eliminan después de 30 días
Copias de los correos electrónicos que enviamos	Los enlaces y códigos de un solo uso se eliminan al momento de la entrega; el contenido del mensaje se elimina después de 180 días y se conservan la fecha, el destinatario y el asunto
Registros de solicitudes, documentos subidos, constancias de entrega (returns of service), acuerdos, firmas y registros de aceptación	Se conservan como registros comerciales y legales durante el tiempo que sea razonablemente necesario para documentar los servicios prestados, responder a preguntas y disputas, y cumplir con las obligaciones legales. Usted puede pedirnos que eliminemos los documentos subidos cuando ya no se necesiten; lo haremos, salvo que estemos obligados a conservarlos.
Facturas y registros de pago	Se conservan como registros financieros para fines tributarios y contables
Conversaciones de la herramienta interna de facturación	12 meses
Registros de inicios de sesión exitosos (incluidas las direcciones IP y las ubicaciones aproximadas) y alertas de seguridad	12 meses
Intentos fallidos de inicio de sesión	90 días
Registros de sesiones	90 días después de que finaliza la sesión
Dispositivos reconocidos	12 meses después de la última vez que se usó el dispositivo para iniciar sesión
Ubicaciones del dispositivo que usted decide compartir	90 días, o hasta que usted las elimine en el portal
Dirección de contacto en su perfil	Hasta que usted la cambie o la elimine, o hasta que se cierre su cuenta
Registros de seguridad y de la aplicación	12 meses
Conversaciones con el asistente del sitio web	No las almacenamos; se conservan solo en la pestaña de su navegador hasta que esta se cierra

Cuando desechamos registros que contienen información personal, los destruimos o borramos de manera que la información no pueda, en la práctica, leerse ni reconstruirse, según lo exige G.L. c. 93I, § 2.

8. Sus opciones y derechos

• Acceso: usted puede solicitar una copia de la información personal que tenemos sobre usted.
• Corrección: usted puede actualizar su perfil, su dirección de contacto y su contacto de facturación en el portal, o pedirnos que corrijamos otra información.
• Seguridad de la cuenta: en la página Seguridad de la cuenta y actividad de inicio de sesión del portal, usted puede ver su historial de inicios de sesión, sus direcciones IP, sus ubicaciones aproximadas, sus dispositivos y sus sesiones, cerrar otras sesiones y eliminar cualquier ubicación del dispositivo que haya compartido.
• Eliminación: usted puede pedirnos que cerremos su cuenta y eliminemos su información personal. Eliminaremos o desidentificaremos (de-identify) la información que no estemos obligados a conservar. Podemos conservar los registros que documentan los servicios prestados, los acuerdos, los pagos y las obligaciones legales, así como la información sobre otras personas contenida en documentos que se hayan entregado o presentado (served or filed).
• Recordatorios por correo electrónico: usted puede dejar de recibir los recordatorios para “terminar su solicitud” mediante el enlace incluido en cualquier recordatorio. Los mensajes de servicio y de facturación relacionados con una solicitud o una cuenta activa forman parte de los Servicios.
• Almacenamiento del navegador: usted puede borrar las respuestas guardadas de un formulario usando “Empezar de nuevo” en el formulario o borrando los datos de su navegador para este sitio web.

Para presentar una solicitud, envíe un correo electrónico a info@civilconstable.com. Verificaremos la solicitud, normalmente mediante comunicación con la dirección de correo electrónico asociada a su cuenta, y responderemos en un plazo de treinta (30) días. No le cobraremos ninguna tarifa ni le daremos un trato diferente por presentar una solicitud.

9. Niños

Los Servicios están destinados a adultos y no están dirigidos a niños menores de 13 años. No recopilamos a sabiendas información personal de niños, salvo la que aparezca en documentos legales enviados para su entrega.

10. Cambios a esta Política

Publicaremos cualquier cambio a esta Política en esta página con un nuevo número de versión y una nueva fecha de entrada en vigor. Si un cambio afecta de manera sustancial la forma en que usamos la información personal que ya tenemos, lo notificaremos por correo electrónico a los titulares de cuentas antes de que el cambio entre en vigor.

11. Contacto

Middlesex Notary Co LLC d/b/a CIVIL CONSTABLE · 335 Washington St #1127, Woburn, MA 01801 · info@civilconstable.com · 781-579-7462.