Protección de datos y confidencialidad

Los clientes confían a Middlesex Notary Co LLC d/b/a CIVIL CONSTABLE (“CIVIL CONSTABLE”, “nosotros”, “nos”) documentos judiciales, información sobre sus casos e información personal sobre las personas a quienes necesitan que se notifique. Esta Política de protección de datos y confidencialidad establece cómo protegemos ese material. Complementa nuestra Política de privacidad.

1. Información confidencial

A efectos de esta Política, “Información Confidencial” significa:

1. los documentos que usted sube o nos envía, y las constancias de entrega (returns), declaraciones juradas (affidavits) y registros de finalización que preparamos;
2. la información de los casos, incluidos los tribunales, números de expediente, partes, fechas límite e instrucciones;
3. la información sobre los destinatarios y otras personas nombradas en los documentos;
4. la información de cuenta, facturación y pago del cliente, y los mensajes; y
5. la información no pública sobre su bufete o negocio.

La información que se hace pública a través del proceso judicial, como una constancia de entrega (return of service) presentada ante un tribunal, está sujeta a las reglas judiciales aplicables. Esta Política no limita lo que una ley, una regla judicial o una orden exija que se presente o se divulgue.

2. Nuestros compromisos

2.1 Minimización de datos. Nuestros formularios solicitan la información necesaria para revisar y realizar la notificación, y los campos opcionales están identificados. Por favor, no proporcione números de Seguro Social, números de cuentas financieras ni información médica, a menos que aparezcan en un documento que deba notificarse.

2.2 Limitación de la finalidad. Usamos la Información Confidencial únicamente para revisar, realizar, documentar y facturar el servicio que usted solicitó y para mantener los registros exigidos. No la usamos para publicidad, no la vendemos y no la usamos para entrenar modelos de inteligencia artificial.

2.3 Control de acceso. Solo el personal autorizado de CIVIL CONSTABLE que necesite un registro para realizar su trabajo puede acceder a él. Las cuentas del personal son individuales, están protegidas con contraseñas seguras y verificación en dos pasos, y están limitadas según el rol. El acceso a los archivos de las solicitudes queda registrado.

2.4 Separación de clientes. Cada solicitud del portal está asociada a la cuenta y al espacio de trabajo que la envió. Un cliente no puede acceder a las solicitudes, los documentos ni las facturas de otro cliente. Dentro del espacio de trabajo de un bufete o negocio, el acceso se rige por los roles asignados por el propietario del espacio de trabajo.

2.5 Sin acceso público. Los documentos subidos se almacenan fuera del sitio web público, cifrados en reposo, y se proporcionan únicamente a usuarios autorizados mediante enlaces que vencen a los quince minutos. Los enlaces de pago utilizan tokens aleatorios largos y están excluidos de los motores de búsqueda.

2.6 Proveedores de servicios. Los proveedores de tecnología reciben solo la información que su función requiere, según se identifica en la Política de privacidad. Los documentos nunca se envían a servicios de inteligencia artificial.

2.7 Correo electrónico. Las confirmaciones de solicitud contienen un número de referencia y un enlace al portal, no datos de los destinatarios ni documentos. Por favor, utilice el portal seguro, en lugar del correo electrónico ordinario, para enviarnos documentos.

2.8 Eliminación segura. Los registros que ya no se necesitan se destruyen o se borran de modo que la información personal no pueda, en la práctica, leerse ni reconstruirse, según lo exige G.L. c. 93I, § 2.

3. Medidas de seguridad

Nuestras medidas de seguridad administrativas, técnicas y físicas están diseñadas para cumplir las normas de Massachusetts establecidas en 201 CMR 17.00. Incluyen:

• autenticación segura de usuarios, bloqueo de la cuenta tras reiterados intentos fallidos de inicio de sesión y verificación en dos pasos para el personal;
• acceso basado en roles, limitado al personal que necesita la información;
• cifrado de la información transmitida por redes públicas (HTTPS) y de los documentos almacenados;
• registro de los accesos a los expedientes de los clientes;
• mantenimiento actualizado del software con el que funcionan los Servicios;
• selección de proveedores de servicios capaces de proteger la información personal; y
• respuesta documentada a los incidentes de seguridad.

4. Incidentes de seguridad

Si tenemos conocimiento de una violación de la seguridad (breach of security) que involucre información personal de un residente de Massachusetts, la investigaremos y la contendremos, y daremos aviso tan pronto como sea factible y sin demora injustificada a los residentes afectados, al Fiscal General (Attorney General) y a la Oficina de Asuntos del Consumidor y Regulación Comercial (Office of Consumer Affairs and Business Regulation), según lo exige G.L. c. 93H, § 3. Cuando conservemos información en nombre de un cliente, también notificaremos a ese cliente con prontitud. Cada incidente se documenta y se revisa, y nuestras medidas de seguridad se actualizan en consecuencia.

Para informar sobre un problema de seguridad, envíe un correo electrónico a info@civilconstable.com con la palabra “Security” en el asunto.

5. Responsabilidades del cliente

• Suba únicamente documentos que esté autorizado a compartir para su notificación.
• Mantenga seguras la contraseña de su portal y su cuenta de correo electrónico, y active la verificación en dos pasos en la configuración de su portal.
• En el espacio de trabajo de un bufete o negocio, retire con prontitud a las personas que se vayan y otorgue acceso a “todas las solicitudes” solo a quienes lo necesiten.
• Avísenos de inmediato si sospecha que hubo un acceso no autorizado a su cuenta.

6. Requerimientos legales

Si recibimos una citación judicial (subpoena), una orden judicial u otro requerimiento legal de registros de clientes, divulgaremos únicamente lo que exija la ley y, salvo que la ley lo prohíba, notificaremos al cliente afectado para que este pueda responder.